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Divisão de Arquivo Geral

Publicado: Domingo, 07 de Mai de 2017, 16h40 | Última atualização em Sexta, 09 de Julho de 2021, 08h16 | Acessos: 1249

A Divisão de Arquivo Geral tem como função realizar a Gestão Documental da UFCG.

De acordo com Lei Nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivos. Dessa forma, a gestão documental se refere aos procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, propiciando o acesso favorável e eficiente aos usuários que necessitam de informações. Sendo a Universidade Federal de Campina Grande uma instituição federal, a gestão documental em seu âmbito de atuação segue a legislação federal estabelecida pelo Arquivo Nacional.

Atribuições:

  • Avaliação e Classificação da massa documental provenientes dos Centros, Unidades Academias e Unidades Administrativas da UFCG, a fim de definir seus prazos de guarda. (A classificação é realizada observando a tabela de temporalidade e o código de classificação aprovado pelo Arquivo Nacional para as atividades-fim das IFES e para as atividades-meio da Administração pública – Esses instrumentos técnicos foram aprovados para aplicação no âmbito da UFCG através da Resolução Nº. 12/2010 - UFCG/SODS (Atividades-Fim) e da Resolução Nº. 1/2011 - UFCG/SODS (Atividades-Meio));
  • Cadastramento, organização e higienização dos Assentamentos individuais dos alunos concluintes e baixados;
  • Recolhimento/transferência de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas para o Arquivo Geral;
  • Recepcionar, através do SEI, o envio dos documentos físicos, através do tipo de processo “Envio de Documentos para o Arquivo Geral”;
  • Verificar os documentos enviados pelas unidades acadêmicas e administrativas, analisando o formulário e conferindo se todos os documentos descritos estão nas caixas arquivo;
  • Orientações às Unidades Administrativas e Acadêmicas e Arquivos Setoriais;
  • Orientação aos usuários nas pesquisas da documentação histórica e documentação administrativa.
  • Manutenção/Atualização do site do arquivo geral, com o intuito de informar à comunidade em geral sobre as atividades do arquivo, sua história, a documentação do acervo, as ações da CPAD, assim como orientar aos servidores sobre as normas estabelecidas para o recolhimento/transferência de documentos;
  • Avaliação e seleção da documentação da Universidade, visando à destinação final, seja para guarda permanente ou eliminação;
  • Elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, Listagem de Eliminação de Documentos e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Nº. 05, de 30 de setembro de 1996 e Resolução Nº. 44, de 14/02/2020, que dispõem sobre a eliminação de documentos que já cumpriram seu prazo de validade. (As listagens, editais e termos encontram-se disponíveis no site do Arquivo Geral da UFCG);
  • Divulgar e implementar as legislações relativas à Gestão de Documentos de âmbito federal na UFCG;
  • Realizar a mudança do código de classificação e tabela de temporalidade das atividades-meio e fim no SEI, quando da atualização desses instrumentos técnicos, pelo Arquivo Nacional;
  • Avaliar a terminologia dos tipos de processos, quando da solicitação de inserção no SEI, sugerindo modificações quando necessário;
  • Classificar os tipos de processos que serão inseridos no SEI, de acordo com os assuntos já definidos pelo Código de Classificação;
  • Responder aos questionamentos e pedidos de informações vindos da Ouvidoria, motivados pelo e-SIC, além dos questionamentos feitos diretamente ao Arquivo Geral através do e-mail e contatos telefônicos.
Contato: (83) 2101-1014
Localização: Prédio do Arquivo Geral, vizinho a CREDUNI e próximo a Agência do Banco do Brasil da UFCG.
Disponível no endereço eletrônico: http://www.arquivogeral.ufcg.edu.br


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