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Protocolo Geral

Publicado: Domingo, 07 de Mai de 2017, 16h30 | Última atualização em Sexta, 09 de Julho de 2021, 08h16 | Acessos: 4455

O Protocololo Geral está subordinado à Coordenação Geral de Administração da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira e é responsável pelos primeiros procedimentos relativos à Gestão Documental na Universidade Federal de Campina Grande. As atividades de protocolo são definidas no âmbito da Administração Pública Federal pela PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº. 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015, com amparo dos arts 1º, 4º e 18º da Lei Nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, (L8159), Lei de Arquivos.

O Protocolo tem como finalidade a padronização e uniformização dos procedimentos relativos à formação de documentos e processos, buscando atingir melhor padrão de produção, controle e acesso aos documentos de arquivo.

 

Atribuições:

São atribuições do protocolo o recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição, a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

O Protocolo possui atribuições específicas a serem observadas, especialmente com a utilização dos sistemas informatizados de gestão de documentos eletrônicos. É responsável pelas seguintes atribuições:

  • Receber, classificar, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos em âmbito da UFCG;
  • Autuar os documentos avulsos para formação de processos;
  • Tramitar com celeridade as correspondências, documentos e processos caracterizados como urgentes;
  • Realizar a digitalização dos documentos para inserção no SEI, dando suporte às unidades e a comunidade externa;
  • Expedir documentos e objetos via correios quando não for possível a expedição eletrônica;
  • Caso haja violação dos documentos recebidos via ECT, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário;
  • Orientar os usuários no âmbito da Universidade sobre a utilização dos sistemas informatizados de gestão de documentos eletrônicos;
  • Verificar a tramitação e a movimentação dos processos no âmbito da Universidade.
  • Orientar as Unidades Administrativas e Acadêmicas da Universidade quanto à formação de processos, sejam esses físicos ou eletrônicos;
  • Fiscalizar a execução dos contratos administrativos no desempenho das atividades dos serviços postais, que incluem a expedição de documentos e objetos;
  • Realizar a separação das correspondências públicas e privadas, o registro, e também a entrega dos objetos e correspondências de natureza pública;
  • Receber e gerenciar toda a documentação referente ao cadastro de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informação – SEI, bem como, gerar os processos para liberação do acesso aos usuários externos;
  • Atender, através do balcão de atendimento ou plataforma online, os usuários da instituição, orientando-os quanto à formação de processo, acesso à informação, e outros serviços disponibilizados pela Universidade.

 

Contato: (83) 2101-1592/2101-1003
Localização: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - Térreo - Sala do Protocolo e Expedição.


SEI UFCG

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